מה זה דוח Z?
דוח Z הוא סיכום הסגירה של משמרת קופה: כמה נמכר, באילו אמצעי תשלום, כמה מזומן אמור להיות במגירה - וכמה יש בפועל. ברגע שהדוח מופק, המשמרת "ננעלת" והמונים מתאפסים לקראת המשמרת הבאה. זה המסמך שרואי חשבון ורשות המסים מצפים לראות על כל יום מסחר.
ההבדל מדוח X: דוח X הוא הצצה באמצע משמרת - אותם נתונים, בלי לסגור ובלי לאפס. Z סוגר, X מציץ.
מה חייב להופיע בדוח Z תקין
- סכום פתיחה (הקופה הקטנה שאיתה התחלתם)
- סך מכירות, בפילוח לפי אמצעי תשלום: מזומן, אשראי, Bit, צ׳קים, העברות
- החזרים וזיכויים שניתנו במשמרת
- סכום צפוי במגירה מול סכום שנספר בפועל
- עודף או חוסר - ההפרש בין השניים
למה חוסרים מתגלים תמיד מאוחר מדי?
כי ברוב החנויות סופרים מזומן פעם ביום (אם בכלל), ומשווים לזיכרון. חוסר של 50 ש"ח ביום שלישי מתגלה בשבת - ואז כבר אי אפשר לדעת אם זו טעות עודף, מכירה שלא נרשמה, או משהו גרוע יותר.
הפתרון הוא סגירה יומית קצרה עם השוואה אוטומטית: הקופה יודעת בדיוק כמה מזומן אמור להיות במגירה (פתיחה + מכירות מזומן - החזרים). אתם רק סופרים ומקלידים. ההפרש מחושב לבד, ומופיע בדוח - שחור על גבי לבן, באותו יום.
איך זה נראה ב-Popay
- פתיחת משמרת - מקלידים את סכום הפתיחה. הקופה נעולה למכשיר, אז אין שתי משמרות פתוחות באותה קופה.
- במהלך היום - כל מכירה, החזר ופתיחת מגירה נרשמים אוטומטית ביומן.
- סגירה - סופרים מזומן, מקלידים, והדוח מוכן: פילוח מלא לפי אמצעי תשלום, עודף או חוסר, והערות אם צריך. PDF יורד בלחיצה - מוכן לרואה החשבון.
אפשר גם להגדיר שאי אפשר לפתוח משמרת חדשה בלי שהקודמת נסגרה בדוח Z - שגרה שמכריחה סדר.
רוצים להעמיק? קראו על דוחות וסגירת קופה במערכת.
רוצים לראות איך זה עובד אצלכם בחנות? רישום להדגמה קצרה - חצי שעה, בלי התחייבות.